DAFTAR PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2008
SMK
NEGERI
Untuk
meningkatkan progress penerapan ISO 9001:2008 , mohon hal-hal yang tercantum
dalam checklist dibawah ini dapat
ditindaklanjuti/dilengkapi/diperbaiki/disempurnakan :
1
. KEPALA SEKOLAH
1.1
Pastikan Kebijakan mutu telah ditetapkan oleh
KEPALA SEKOLAH , ditanda tangani dan disosialisasikan kepada seluruh GURU dan
staf di SMK N . Pastikan kebijakan mutu dipublikasikan sehingga dapat diakses
oleh publik (dalam bentuk poster ? di web ?)
1.2
Pastikan Renstra dan Sasaran mutu Lembaga
telah ditetapkan oleh KEPALA SEKOLAH ,
ditanda tangani , disosialisasikan kepada seluruh PRODI dan unit kerja.
Bukti-bukti sosialisasi didokumentasikan . Pastikan KEPALA SEKOLAH melakukan
evaluasi terhadap kesesuaian renstra berdasarkan kinerja lembaga dalam mencapai
sasaran mutu secara periodik.
1.3
Pastikan dokumen-dokumen sistem manajemen
mutu (manual mutu , prosedur kerja , dll ) yang mensyaratkan validasi KEPALA
SEKOLAH telah dilaksanakan.
1.4
Pastikan setiap bukti pelaksanaan sistem
manajemen mutu yang mensyaratkan validasi KEPALA SEKOLAH telah dilaksanakan.
(contoh: hasil rapat tinjauan manajemen, lihat prosedur tinjauan manajemen).
1.5
Pastikan surat penunjukkan Management
Representatif telah dibuat.
1.6
Pastikan surat kickoff penerapan sistem
manajemen mutu telah diterbitkan per
tanggal 3 April 2012.
1.7
Pastikan program kerja Lembaga yang digunakan
untuk memastikan tercapainya sasaran mutu lembaga dan untuk peningkatan kinerja Lembaga telah dibuat ,
telah disosialisasikan, telah dilaksanakan dan bukti-bukti pelaksanaannya
didokumentasikan.
1.8
Pastikan setiap prodi dan unit kerja telah
merumuskan sasaran mutu yang relevan dengan ruang lingkup pekerjaannya dan
mendukung sasaran mutu di tingkat lembaga. Pastikan sasaran mutu prodi dan unit
kerja disetujui oleh KEPALA SEKOLAH.
1.9
Pastikan setiap masalah yang timbul terkait
kinerja Lembaga mendapatkan rekomendasi tindak lanjutnya, penanggung jawab
pelaksanaannya,waktu penyelesaiannya ( baik dalam jangka panjang maupun program
jangka pendek).
1.10
Pastikan KEPALA SEKOLAH/WAKIL KEPALA SEKOLAH
memahami visi , misi , renstra , kebijakan mutu dan sasaran mutu Lembaga.
1.11
Pastikan KEPALA SEKOLAH/WAKIL KEPALA SEKOLAH
telah menyiapkan jawaban yang relevan untuk pertanyaan-pertanyaan tentang :
Mengapa perlu menerapkan sistem manajemen mutu , Pandangan tentang
pelanggan/stakeholder dan
kepuasannya? Sumberdaya apa yang akan
disiapkan untuk menerapkan sistem manajemen mutu dan memastikan tercapainya kepuasan
pelanggan/stakeholder ? Bagaimana strategi pengembangan sumberdaya manusia ?
Bagaimana merealisasikan sasaran mutu yang telah ditetapkan ?
1.12
Pastikan KEPALA SEKOLAH memiliki hasil
evaluasi kinerja setiap prodi yang dilaksanakan sekurang-kurangnya satu tahun
sekali.
1.13
Bersambung,
2
. Management Representative/Sentral Dokumen
2.1
Pastikan dokumen manual mutu dan prosedur mutu telah ditanda tangani dan disahkan oleh
pejabat yang tertera dalam manual dan prosedur mutu.
2.2
Pastikan
manual mutu dan prosedur mutu yang telah ditanda tangani dan disahkan ,
diperbanyak/dicopy untuk didistribusikan (lihat daftar penanggung jawab copy
dokumen dalam manual atau prosedur). Pastikan setiap copy dokumen (manual dan
prosedur mutu ) yang akan didistribusi telah diberikan stempel dan nomor copy.
2.3
Pastikan bukti-bukti distribusi dokumen
kepada yang berkepentingan telah lengkap dan akurat.(lihat formulir –formulir
pada prosedur pengendalian dokumen.
2.4
Pastikan daftar master dokumen untuk manual mutu dan prosedur mutu telah dibuat.
2.5
Pastikan kebijakan mutu telah ditempel ,
disosialisasi dan dipahami oleh setiap GURU dan staf.
2.6
Pastikan formulir yang menjadi operating
system dari prosedur mutu telah lengkap, telah didistribusikan dan telah
disosialisasikan kepada penerima/penanggung jawab pelaksana dokumen.
2.7
Pastikan dokumen master (manual mutu ,
prosedur mutu ) disimpan oleh Management Representative.
2.8
Pastikan bukti-bukti sosisalisasi sistem
manajemen mutu
dikumpulkan/dilengkapi/dibuat.
2.9
Pastikan program audit internal telah dibuat
dan dilaksanakan, mencakup seluruh area dan fungsi. (lihat prosedur audit
internal 8.2.2)
2.10
Pastikan program audit telah
disetujui/ditandatangani oleh Management Representatative dan KEPALA SEKOLAH.
2.11
Pastikan bukti pelatihan auditor internal
telah dibuat/dilengkapi.
2.12
Pastikan auditor internal telah mendapatkan
surat penunjukkan dari KEPALA SEKOLAH sebagai
auditor internal.
2.13
Pastikan auditor yang mengaudit suatu
area/fungsi adalah independen (terbebas dari kepentingan).
2.14
Pastikan bukti-bukti pelaksanaan audit
mencakup , daftar periksa , laporan audit telah lengkap , akurat dan mampu
telusur terhadap program auditnya.
2.15
Pastikan bukti-bukti tandatangan dalam
formulir daftar periksa dan laporan audit telah lengkap.
2.16
Pastikan setiap temuan minor dan major yang
tertulis dalam laporan audit dibuatkan Permintaan tindakan perbaikan (
Corrective Action Request). Untuk temuan rekomendasi tidak perlu dibuatkan CAR.
Pastikan setiap temuan dibuatkan 1 lembar CAR.
2.17
Pastikan penulisan temuan dalam lembar CAR
lengkap, jelas dan akurat sebelum didistribusikan kepada area/fungsi yang
bertanggung jawab untuk menindaklanjuti CAR tersebut.
2.18
Pastikan dibuatkan daftar distribusi dengan
menggunakan data perkembangan penyelesaian CAR ( lihat prosedur kerja ).
2.19
Pastikan undangan dan agenda tinjauan
manjemen telah dibuat dan didistribusikan satu minggu sebelum pelaksanaan .
2.20
Pastikan daftar hadir tinjauan manajemen
telah dilengkapi.
2.21
Pastikan notulen hasil rapat tinjauan
manajemen berisi seluruh hasil pembahasan yang tertera dalam agenda rapat
tinjauan manajemen.
2.22
Pastikan dalam setiap pembahasan agenda
diakhiri dengan rekomendasi KEPALA SEKOLAH , khususnya untuk setiap hasil
pembahasan yang menghendaki tindak lanjut.
2.23
Pastikan hasil rapat tinjauan manajemen telah
didistribusikan.
2.24
Pastikan setiap keputusan yang menghendaki
tindak lanjut ditulis dalam formulir tindak lanjut tinjauan manajemen.
2.25
Pastikan daftar rekaman mutu dibuat.
2.26
Pastikan dokumen-dokumen yang selama ini
telah disebar dan belum memenuhi persyaratan pengendalian dokumen (tidak ada
tandatangan,stempel, dll) ditarik/dimusnahkan.
2.27
Pastikan tupoksi MR telah dibuat dan dipahami
oleh yang bersangkutan .
2.28
Pastikan setiap sosialisasi ISO 9001:2008
disetiap area didokumentasikan.
2.29
Pastikan seluruh unit kerja yang memiliki rekaman mutu telah membuat
daftar induk rekaman mutu.
2.30
Pastikan MR memahami kebijakan mutu dan
sasaran mutu Lembaga.
2.31
Pastikan dokumen-dokumen eksternal yang
menjadi pedoman penyelenggaran akademik di SMK N 1 KALIGONDANG diidentifikasi ,
dikumpulkan , dibuatkan daftar dokumen eksternal dan setiap distribusi dari
copy dokumen ekstenal dibuatkan tanda terima.
2.32
Bersambung,
3.1
Pastikan telah memahami kebijakan mutu dan sasaran
mutu Lembaga.
3.2
Pastikan telah
memiliki dan memahami tupoksinya sebagai WAKIL KEPALA SEKOLAH. Pastikan surat
pengangkatan sebagai WAKIL KEPALA SEKOLAH telah dibuat.
3.3
Pastikan
sasaran mutu yang terkait dengan tupoksinya telah ditetapkan beserta
program-program yang diperlukan untuk mencapai setiap sasaran mutu tersebut.
3.4
Pastikan
bukti-bukti pelaksanaan program kerja didokumentasikan secara lengkap dan mudah
ditemukan.
3.5
Pastikan
setiap dokumen eksternal yang ada dibawah kendalinya dibuatkan daftarnya dan
dikendalikan.
3.6
Pastikan
setiap kelompok rekaman mutu telah diberi kode file dan batas retensinya.
Pastikan daftar induk rekaman mutu telah dibuat (lihat prosedur pengendalian
rekaman ).
3.7
Pastikan setiap rekanan yang digunakan di SMK
N 1 KALIGONDANG telah menjalani evaluasi penetapan awal dan evaluasi kinerja
setelah rekanan bersangkutan
menyelesaikan tugas/pekerjaannya.
3.8
Pastikan
setiap hasil meeting didokumentasikan dan mudah ditemukan.
3.9
Bersambung ,
4 . KKK ( Ketua Kompetensi Keahlian )
4.1
Pastikan sasaran mutu PRODI telah ditetapkan
secara terukur dan telah divalidasi oleh KEPALA SEKOLAH.
4.2
Pastikan program kerja yang diperlukan untuk
mencapai sasaran mutu telah dibuat dan
divalidasi oleh KEPALA SEKOLAH.
4.3
Pastikan sasaran mutu dan program kerja telah
disosialisasikan kepada seluruh GURU produktif dan staf terkait. Pastikan
bukti-bukti pelaksanaan program kerja didokumentasikan dan mudah ditemukan.
4.4
Pastikan telah memiliki dan memahami tupoksi
terkait dengan fungsi jabatannya , termasuk yang tertulis didalam prosedur
mutu.
4.5
Pastikan setiap dokumen eksternal yang ada
dibawah kendalinya dibuatkan daftarnya dan dikendalikan.
4.6
Pastikan dokumen-dokumen internal dipahami ,
digunakan dengan baik dan dipelihara (manual dan prosedur mutu , pedoman akademik Lembaga , setiap regulasi
pemerintah yang relevan).
4.7
Pastikan setiap kelompok rekaman/arsip telah
diberi kode file dan batas retensi (lihat prosedur pengendalian rekaman mutu).
4.8
Pastikan daftar induk rekaman mutu untuk
seluruh rekaman mutu yang ada telah dibuat. Pastikan daftar induk rekaman mutu
telah dibuat (lihat prosedur pengendalian rekaman mutu).
4.9
Pastikan visi, misi ,kebijakan mutu dan
sasaran mutu Lembaga telah dipahami
(tidak perlu hapal).
4.10
Pastikan sasaran mutu telah dievaluasi ( untuk yang sudah jatuh tempo evaluasi).
4.11
Pastikan data yang digunakan untuk
evaluasi tercapai tidaknya sasaran mutu
lengkap dan akurat.
4.12
Pastikan sasaran mutu yang tidak tercapai
dibuatkan analisis sebab potensial dan rencana tindakannya secara lengkap
termasuk kapan dan siapa (fungsi jabatan) yang bertanggung jawab dalam
pelaksanaan setiap rencana tindakan tersebut.
4.13
Pastikan struktur organisasi PRODI dan
tupoksi untuk setiap fungsi jabatan telah ditetapkan , telah divalidasi dan
telah dipahami oleh setiap pemegang fungsi jabatan.
4.14
Pastikan persyaratan jabatan yang tercantum
didalam tupoksi/job desc telah dipenuhi oleh setiap fungsi jabatan yang
bersangkutan. Jika ternyata ada fungsi jabatan yang belum sesuai persyaratan ,
pastikan dibuat kan usulan kebutuhan pelatihan/pegembangan kompetensi (lihat
prosedur pengembangan kompetensi GURU produktif dan pegawai.
4.15
Pastikan setiap rekaman/arsip hasil
pelaksanaan kegiatan sehari-hari dikumpulkan secara lengkap, dikelompokkan ,
diberi kode , diberi batas retensi dan dapat ditemukan dalam waktu paling lama
5 menit.
4.16
Pastikan setiap hasil meeting internal PRODI
dibuatkan notulennya .
4.17
Pastikan data hasil monitoring terhadap
proses dan hasil layanan akademik lengkap dan akurat.
4.18
Pastikan catatan kinerja untuk seluruh GURU produktif yang terkait dengan PRODI telah dibuat .
4.19
Pastikan PRODI telah melakukan pengukuran
kepuasan pelanggan dan hasil-hasilnya telah dilakukan analisis (lihat prosedur
pengukuran kepuasan pelanggan).
4.20
Bersambung,
5 .
Penanggung jawab Laboratorium/bengkel.
5.1
Pastikan struktur organisasi dan tupoksi
untuk setiap fungsi jabatan yang ada di Laboratorium telah ditetapkan ,
disosialisasikan , dipahami dan dilaksanakan.
5.2
Pastikan sasaran mutu dan program kerja
pencapaian sasaran mutu untuk Laboratorium telah ditetapkan , disosialisasikan
dan dilaksanakan. Pastikan bukti-bukti pelaksanaan program kerja
didokumentasikan. Pastikan sasaran mutu telah dievaluasi pencapaiannya (untuk
yang telah jatuh tempo).
5.3
Pastikan dokumen-dokumen perencanaan layanan
akademik yang diperlukan untuk Laboratorium telah ditetapkan dan divalidasi
pejabat yang berwenang (sebelum
digunakan).
5.4
Pastikan setiap laboratorium memiliki pedoman
praktikum.
5.5
Pastikan sistem evaluasi yang diperlukan
untuk memastikan tercapainya standar kompetensi telah ditetapkan ,
disosialisasikan dan dilaksanakan.
5.6
Pastikan setiap laboratorium memiliki buku
jurnal pemakaian laboratorium.
5.7
Pastikan setiap rekaman hasil kegiatan
laboratorium didokumentasikan secara lengkap dan akurat.
5.8
Pastikan setiap kelompok rekaman mutu hasil
kegiatan Laboratorium telah di beri kode file dan batas retensi (kecuali yag disimpan dalam
bentuk soft file).
5.9
Pastikan telah dilakukan analisis tentang
relevansi praktikum terhadap kurikulum dan standar kompetensi lulusan.
5.10
Pastikan telah dilakukan analisis
ketepatan/kesesuaian dan kecukupan peralatan laboratorium.
5.11
Pastikan bahan ajar praktikum/laboratorium
mudah diakses oleh siswa.
5.12
Pastikan
setiap laboratorium memiliki data inventaris alat dan status kondisinya.
5.13
Pastikan setiap laboratorium telah menetapkan
tata tertib.dll
5.14
Pastikan dalam pelaksanaan praktikum selalu
dibuatkan petunjuk praktikum (job sheet ?).
5.15
Pastikan sistem evaluasi untuk pelaksanaan
setiap praktikum pada setiap laboratorium telah ditetapkan , dilaksanakan dan
bukti-buktinya didokumentasikan.
5.16
Bersambung,
6 GURU.
6.1
Pastikan setiap GURU telah menyiapkan
dokumen-dokumen perencanaan layanan akademik untuk semester ganjil dan
genap 2011/2012 , dan telah divalidasi
oleh KEPALA SEKOLAH (GBPP , SAP , bahan
ajar , dll).
6.2
Pastikan setiap dokumen perencanaan layanan
akademik dijabarkan secara sistematik dimulai dari standar kompetensi lulusan,
kurikulum dan dokumen turunannya secara in line sampai dengan bahan ajar apa
yang digunakan untuk mendukung tercapainya standar kompetensi lulusan tersebut.
6.3
Pastikan setiap dokumen perencanaan layanan
akademik (GBPP , SAP , dll) memiliki status revisi dan tanggal penetapan.
6.4
Pastikan setiap GURU telah memahami visi ,
misi , kebijakan mutu dan sasaran mutu Lembaga.
6.5
Pastikan telah memahami isi kurikulum ,
standar kompetensi lulusan dan hubungannya dengan dokumen perencanaan layanan
akademik yang dibuat.
6.6
Pastikan setiap GURU telah memiliki dan
memahami tupoksi/jobdescnya sebagai GURU.
6.7
Pastikan setiap GURU telah memiliki dan
memahami surat tugas untuk setiap tugas yang dipercayakan.
6.8
Pastikan setiap GURU telah menetapkan target
capaian siswa untuk mata kuliah yang
diampunya secara tertulis.
6.9
Pastikan program yang diperlukan untuk
mencapai target capaian siswa telah dirumuskan.
6.10
Pastikan rekaman/bukti-bukti hasil layanan
akademik (daftar hadir , soal ujian , nilai ,dll) lengkap ,
akurat dan mudah ditemukan.
6.11
Pastikan setiap pergeseran jadwal proses
belajar mengajar dari jadwal yang telah ditentukan ,dilengkapi dengan
keterangan/penjelasan.
6.12
Pastikan bukti-bukti kontrak proses belajar
mengajar lengkap , akurat dan mampu telusur. Pastikan proses belajar mengajar
dilaksanakan berdasarkan ketentuan yang tertulis dalam silabus/GBPP , kontrak
proses belajar mengajar dan dokumen lain yang relevan.
6.13
Pastikan sistem evaluasi dilaksanakan
berdasarkan ketentuan dan bukti-buktinya didokumentasikan dan dipelihara.
6.14
Pastikan rekaman/bukti-bukti penelitian dan
pengabdian masyarakat yang sedang dilaksanakan terdokumentasi secara lengkap
dan akurat.
6.15
Pastikan rekaman/bukti-bukti hasil bimbingan
skripsi siswa lengkap .
6.16
Pastikan CV telah dibuat dan up date,
khususnya yang terkait dengan riwayat penugasan , pelatihan , penelitian dan
pengabdian masyarakat.
6.17
Pastikan bukti-bukti terkait item 5.12
lengkap dan mudah ditemukan.
6.18
Pastikan setiap GURU memiliki hasil
pengukuran kinerja yang dilaksanakan secara self assessment , mencakup kinerja
proses dan out put/out come nya.
6.19
Bersambung,
7 Kepala Bagian Tatausaha.
7.1
Pastikan struktur organisasi dan tupoksi
untuk setiap fungsi jabatan telah ditetapkan dan dipahami oleh setiap pemegang
fungsi jabatan terebut. Pastikan struktur organisasi bagian tatausaha yang
telah disetujui oleh KEPALA SEKOLAH ditempel diruang bagian penagajaran.
7.2
Pastikan visi . misi , kebijakan mutu ,
sasaran mutu lembaga dan sasaran mutu bagian tatausaha ditempel di ruang bagian
tatausaha.
7.3
Pastikan sasaran mutu dan program kerja
pencapaian sasaran mutu bagian tatausaha telah ditetapkan, disosialisasikan dan
dilaksanakan. Pastikan bukti-bukti pelaksanaan program kerja didokumentasikan
dan dipelihara. Pastikan telah dilakukan evaluasi pencapaian sasaran mutu
(untuk yang telah jatuh tempo).
7.4
Pastikan setiap kelompok arsip diberikan kode
file , nama file dan batas retensi , sehingga memudahkan dalam penggunaan dan
penyimpanan. Pastikan arsip , baik dalam bentuk surat maupun data siswa dapat
ditemukan paling lama 5 menit.
7.5
Pastikan setiap rak penyimpanan arsip
diberikan kode rak yang sesuai untuk memudahkan dalam penyimpanan , penggunaan
dan penelusuran.
7.6
Pastikan bagian tatausaha membuat layout
penyimpanan arsip.
7.7
Pastikan barang-barang tidak berguna yang ada
dibagian tatausaha disingkirkan (kardus-kardus, komputer rusak, dll)
7.8
Pastikan data dan status siswa up date dan akurat
7.9
Pastikan data kinerja/capaian siswa mencakup
, jumlah sks , nilai , status kelulusan , dll . lengkap , aman , akurat dan
mampu telusur
7.10
Pastikan dokumen/rekaman/data setiap siswa
yang membuktikan tahapan penyelesaian studi lengkap , aman , akurat dan mampu
telusur (krs,khs,daftar hadir, berita acara ujian,dll).
7.11
Pastikan
siswa bermasalah dicatat , ditindaklanjuti dan bukti2nya
didokumentasikan.
7.12
Pastikan telah dilakukan pengukuran
kepuasan pelanggan terhadap layanan
bagian tatausaha. Pastikan hasil pengukuran dievaluasi dan ditindaklanjuti.
7.13
Pastikan telah dibuat analisis-analisis
terkait kinerja/capaian dan masa studi
siswa yang dapat digunakan sebagai bahan
untuk pelaksanaan tindakan perbaikan dan pengembangan-pengembangan.
7.14
Pastikan setiap barang/data milik siswa (
ijasah , transkrip , data hasil studi , dll)
disimpan/dikelola/digunakan secara aman dan terpelihara.
7.15
Pastikan setiap penanganan siswa yang
memiliki potensi bermasalah dicatat secara lengkap , akurat dan mampu telusur.
7.16
Pastikan rekaman dikelompokkan , diberi kode
file dan batas retensi. Pastikan telah dibuat daftar induk rekaman mutu.
7.17
Pastikan sasaran mutu telah dievaluasi
pencapaiannya ( untuk yang telah jatuh tempo) . Pastikan setiap infrastruktur
(lampu, AC,dll) di bagian tatausaha berfungsi dengan baik.
7.18
Pastikan bagian tatausaha aman dari kebocoran
dan kelembaban yang berlebihan.
7.19
Pastikan bagian tatausaha telah menetapkan
layout penyimpanan arsip yang jelas ,
disosialisasikan dan dilaksanakan.
7.20
Pastikan bagian tatausaha bersih , rapi dan indah. Pastikan segalasesuatu yang tidak
berguna agar dipertimbangkan untuk disingkirkan.
7.21
Pastikan daftar induk rekaman mutu telah
dibuat , untuk memudahkan dalam pencarian dan penyimpanan.
7.22
Pastikan setiap layanan yang diberikan kepada
siswa dan stakeholder terkait dilaksanakan berdasarkan standard operating
procedure (SOP).
7.23
Pastikan kalender akademik untuk tahun
akademik berjalan ditempel di ruang tatausaha dan ditandatangani oleh KEPALA
SEKOLAH.
7.24
Pastikan daftar GURU pengampu mata kuliah
ditempel di ruang tatausaha.
7.25
Bersambung,
10 . Penanggung jawab IT.
10.1
Pastikan jadwal pemeriksaan/pemeliharaan
rutin untuk server , hardware dan software telah dibuat , dilaksanakan dan
bukti-bukti pelaksanaannya dipelihara.
10.2
Pastikan permintaan perbaikan
software/hardware dari user dibuat secara tertulis dan telah ditindaklanjuti.
10.3
Pastikan setiap keluhan pelanggan dibuat
secara tertulis dan telah ditindaklanjuti secara tuntas.
10.4
Pastikan up date anti virus dilakukan secara
terjadwal dan telah dilaksanakan untuk seluruh user.
10.5
Pastikan setiap aplikasi software diluar
ketentuan universitas dan Lembaga dicatat , diverifikasi dan dikendalikan oleh
IT.
10.6
Pastikan setiap gangguan dan masalah IT
dicatat secara lengkap dan akurat.
10.7
Pastikan setiap permintaan pengembangan IT
oleh user dilakukan secara tertulis , dilakukan tinjauan dan verifikasi
kompatibilitasnya sebelum dilaksanakan.
10.8
Pastikan daftar user diup date secara
periodic.
10.9
Pastikan setiap pekerjaan yang mensyaratkan
kegiatan pengendalian dibuatkan sop.
10.10
Pastikan rekanan yang digunakan oleh IT dalam
pengembangan , perbaikan dan perawatan
software/hardware/server diseleksi sebelum digunakan dan dievaluasi kinerjanya
setelah terjadi kerjasama (lihat prosedur kerja).
10.11
Pastikan seluruh tim IT memenuhi persyaratan
kompetensi yang ditetapkan.
10.12
Pastikan program pengembangan kompetensi
untuk seluruh tim IT telah dibuat , dilaksanakan dan bukti-bukti dipelihara.
10.13
Pastikan setiap software yang digunakan untuk
kegiatan penilaian/ pengukuran/pengujian selalu dilakukan verifikasi sebelum
digunakan. Pastikan verifikasi dilakukan dengan sop terdokumentasi. Pastikan
bukti-bukti pelaksanaan verifikasi dicatat dan dipelihara.
10.14
Pastikan setiap pembelian barang IT yang
diterima dari rekanan telah dilakukan pemeriksaan mutu dan hasil-hasilnya
dicatat.
10.15
Pastikan analisis kinerja IT telah dibuat ,
dibuatkan rencana tindak lanjut ( jika diperlukan).
11 .
Penanggung jawab Perpustakaan
11.1
Pastikan struktur organisasi dan tupoksi
setiap fungsi jabatan telah ditetapkan , disosialisasikan dan dipahami oleh
setiap pemegang fungsi jabatan.
11.2
Pastikan sasaran mutu dan program kerja telah
ditetapkan , disosialisasikan dan dipahami oleh setiap staf perpustakaan.
Pastikan bukti-bukti pelaksanaan program kerja didokumentasikan secara lengkap
dan akurat. Pastikan sasaran mutu telah dievaluasi pencapaiannya per awal
oktober dan per awal nopember (untuk yang telah jatuh tempo).
11.3
Pastikan telah dilakukan analisis ratio buku
terhadap jumlah siswa.
11.4
Pastikan perpustakaan memiliki buku
pengunjung.
11.5
Pastikan telah ditetapkan mekanisme (SOP)
peminjaman , pengembalian , denda , dll.
11.6
Bersambung
12 . Kepala Bagian Tata Usaha.
12.1
Pastikan jadwal pemeliharaan dan
perbaikan gedung/sarana prasarana proses
belajar mengajar dan operasional Lembaga telah dibuat , dilaksanakan dan
bukti-bukti pelaksanaan lengkap. Pastikan checklist pemeliharaan untuk setiap
sarana prasarana telah dibuat dan dilaksanakan.
12.2
Pastikan setiap permintaaan
pemeliharaan/perbaikan sarana pra sarana dibuat secara tertulis/tercatat.
12.3
Pastikan data inventaris sarana prasarana dan
statusnya telah dibuat , diup date secara periodic.
12.4
Pastikan analisis kebutuhan sarana prasarana
minimal yang diperlukan untuk mencapai efektivitas layanan akademik telah
dibuat , dilaporkan kepada KTU, dan bukti realisasinya dipelihara.
12.5
Pastikan penataan gudang telah dirapikan,
identitas barangnya lngkap dan setiap barang memiliki kartu kendali. Pastikan
jumlah barang dalam kartu kendali sama dengan fisik barangnya. Pastikan stock
opname dilakukan per bulan dan bukti pelaksanaannya ( mencakup tanggal , jumlah
barang , status barang , penyesuaian) lengkap dan akurat.
12.6
Pastikan semua permintaan barang dilakukan
secara tertulis/tercatat.
12.7
Pastikan setiap permintaan barang dicatat
sebelum dilayani.
12.8
Pastikan barang-barang yang tidak berguna ,
disingkirkan dari gudang.
12.9
Pastikan setiap rekanan yang digunakan oleh
urusan perlengkapan diseleksi sebelum diberikan SPK dan dievaluasi kinerjanya
setelah menyelesaikan pekerjaannya.
13 . Kepala Bagian Tata Usaha (Kepala Urusan
Kepegawaian)
13.1
Pastikan data GURU dan pegawai KTU dan
dokumen pada masing-masing GURU dan pegawai lengkap , up date dan disimpan map
per map (?)
13.2
Pastikan catatan pelatihan/workshop/seminar
pada masing-masing GURU dan pegawai di up date dan bukti-buktinya lengkap.
13.3
Pastikan telah dibuat jadwal pengurusan
kenaikan pangkat dan berkala bagi GURU dan pegawai , dilaksanakan dan
bukti-buktinya dipelihara.
13.4
Pastikan program pelatihan untuk meningkatkan
kompetensi pegawai telah dibuat , dilaksanakan dan bukti-buktinya dipelihara.
13.5
Pastikan data yang berhubungan dengan kinerja
GURU dan pegawai lengkap , akurat dan bukti-buktinya cukup.
13.6
Pastikan seluruh surat tugas untuk GURU dan
pegawai telah lengkap dan mudah untuk diakses.
13.7
Pastikan tupoksi/job desc/uraian tugas untuk
GURU dan pegawai telah dibuat secara lengkap.
13.8
Pastikan surat tugas GURU/pegawai telah
dibuat secara lengkap , akurat dan mampu telusur.
